Der Duden führt vier Bedeutungen des Begriffs ‚Protokoll‘ auf und zwar u.a. definiert er es als „wortgetreue oder auf die wesentlichen Punkte beschränkte Niederschrift über eine Sitzung, Verhandlung, ein Verhör o. Ä“.. Sehr nüchtern zusammengefasst sind Protokolle Ausdruck von Verwaltungshandeln. Sie werden angefertigt um den Inhalt einer Sitzung, Besprechung oder Veranstaltung festzuhalten. Dies kann eins zu eins als ausführliches Wortprotokoll der Fall sein, also wortwörtlich, oder als Ergebnisprotokoll in Stichpunkten und nicht zuletzt ein Gedächtnisprotokoll oder auch Verlaufsprotokoll, was grob eine Zusammenfassung darstellt. Auch die Form der Überlieferung variiert. So sind im Falle der Bundestagfraktion neben verschriftlichten Protokollen auch Tonbandaufnahmen vorhanden. Protokolle dienen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Handlungen. Neben dem eigentlichen Protokoll gehören im Regelfall auch Anwesenheitsliste und häufig auch Anlagen dazu.

Parteivorstands- und Parteiratsprotokolle gehören zu den zentralen Dokumenten, wenn Wissenschaftler/-innen sich mit historisch-politischen Themen zur Geschichte der SPD auseinandersetzen möchten. So ist es dem Archiv der sozialen Demokratie auch ein wichtiges Anliegen, das diese möglichst vollständig überliefert sind und sukzessiv zum Beispiel auch in edierter Form zur Verfügung gestellt werden können. Protokolle der Parteivorstandsitzungen, aber auch die im Regelfall publizierten Protokolle zu den Parteitagen, gehören zu den von Archivnutzer/-innen häufig eingesehenen Dokumenten. Darüber hinaus gehören auch Vorstandsprotokolle von Gewerkschaften und sozialdemokratischen Umfeldorganisationen zu den Beständen des Archivs der sozialen Demokratie.

Protokolle des Parteivorstands sind eine herausragende Quelle der innen- und außenpolitischen Parteiengeschichte in Alltagspraxis und im Rahmen wichtiger politisch-historischer Vorgänge. Protokolle dokumentieren Willens-, Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse in entscheidungsrelevanten Gremien. So kann nachverfolgt werden, wie es zum Beispiel zu Beschlüssen gekommen ist, ob es Kontroversen gab, ob es Alternativen gab, ob der Entschluss modifiziert veröffentlicht wurde etc. Im Prinzip kann man den Weg zu einem Entschluss nachverfolgen und dabei nicht nur inhaltliche Aspekte, die dazu führten erkennen, sondern auch die Arbeitsweise und strukturelle Voraussetzungen. Protokolle ermöglichen eine Binnensicht auf die Funktionsweise eines Gremiums und bieten ebenso einen Blick auf die innere Parteiorganisation. Im Rahmen einer konstituierenden Sitzung wird zum Beispiel die Gründung einer neuen Partei, wie damals der Sozialdemokratischen Partei in der DDR 1989, festgehalten und in weiteren Sitzungsprotokollen ihre organisatorische und programmatische Entwicklung dokumentiert.